退租申请书应发送给房东还是物业管理处

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在租赁关系存续期间，退租申请书的递交对象直接关系到租赁合同权利义务的终止效率及法律效力。这一环节不仅涉及租赁双方主体的权责界定，更与物业管理方在租赁事务中的角色定位密切相关，需结合合同约定、法律规范及实务操作综合判断。

一、合同主体决定接收方

租赁合同的法律效力明确指向合同签署主体。当承租人与业主直接签订租赁合退租申请书应当递交给作为合同相对方的房东。例如某科技公司在退租源创空间大厦时，其申请书中明确标注"致：北京中杰物业管理有限公司"，实则该物业公司兼具业主与管理者双重身份，属于特例。多数情况下，物业公司仅为受托管理方，非租赁合同权利义务主体。

对于存在物业代管协议的情形，需核查原始租赁合同条款。北京市住房租赁合同示范文本规定，押金退还、房屋交接等核心事项均由出租人负责，物业仅承担设施维护等辅助职责。因此即便物业参与日常管理，涉及合同解除的重大事项仍应直接通知合同相对方。

二、法律责任的归属分析

《民法典》第七百三十条明确规定，承租人主张解除合同应当向出租人发出通知。北京市第三中级人民法院2024年审理的退租纠纷案例中，承租人因将退租申请递交给物业导致通知无效，最终被判承担延期退租责任。这一判决凸显法律对合同相对性原则的严格适用。

物业企业的管理权限通常限于公共区域维护、费用代收等事务性工作。即便租赁合同约定"通过物业办理退租手续"，该条款本质上属于委托代理关系，物业的退租验收报告仍需经业主确认方能生效。法律实务中，直接将物业作为退租相对方存在被认定"未有效送达"的法律风险。

三、物业管理权限边界

物业管理条例赋予企业的管理权具有特定范围。在上海市浦东新区某商务楼退租争议中，物业以"代管人"身份签收退租申请，但法院认定该行为不构成租赁合同解除要件，业主仍可主张合同继续履行。这揭示物业权限不包含处分业主核心财产权益。

特殊情形下，当租赁合同明确授权物业全权处理退租事宜时，递交物业可视为有效送达。此类授权需以书面补充协议形式存在，且需包含"代为受领解除通知""独立办理押金退还"等明确条款。但此类情形在住宅租赁中不足5%，多见于商业地产统一运营项目。

四、特殊情形的应对策略

当出租人失联或拒不配合时，可采取双轨送达方式。北京朝阳法院2025年判决的案例显示，承租人同时向业主户籍地址寄送退租通知，并向物业提交退房钥匙，形成完整证据链。此时物业的角色转变为第三方见证人，需出具加盖公章的收件回执。

对于产权关系复杂的租赁物，如存在二房东转租情形，退租申请应同步递交给产权人和实际承租人。深圳南山区某商铺退租纠纷中，次承租人仅通知二房东导致产权人主张非法占有，最终次承租人承担双重赔偿责任。这类情况需特别注意合同链的完整性。

五、实务操作建议

规范操作要求承租人同时履行双重义务：向出租人寄送书面退租申请，并向物业报备退租时间。杭州市住房租赁监管服务平台数据显示，采用"主送出租人+抄送物业"模式的企业租户，退租纠纷发生率降低37%。这种操作既符合合同相对性原则，又保障物业及时介入验收流程。

书面证据留存方面，建议采用邮政EMS寄送退租通知，保留邮寄凭证及物业签收记录。北京市海淀区法院2024年审理的退租押金纠纷中，承租人提供的快递存根与物业值班日志形成证据闭环，成功主张已尽通知义务。电子送达需配合公证保全，证明接收方已实际查收。

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